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Pourquoi envoyer les mails depuis le nom de domaine de votre entreprise est important

10/02/2017 à 18:06 | web-marketing

Lorsqu’on reçoit un mail de la part de quelqu’un qu’on ne connait pas, la première chose qu’on fait est souvent de vérifier l’adresse email de l’expéditeur. Ou du moins, son nom de domaine. Le nom de domaine dans une adresse email est la partie qui vient après le symbole «@ « Dans l’exemple « contact@piliersoft.com« le nom de domaine est « piliersoft.com« Il peut aussi être un sous-domaine. Par exemple « support@software.piliersoft.com« 

Envoyez un mail à quelqu’un en utilisant un nom de domaine peu conventionnel et soyez sûr que vos mails iront directement à la corbeille, en les  marquant d’abord comme spam puis en vous bloquant.

Alors imaginez si vous souhaitez envoyer des mails professionnels sans utiliser le nom de domaine de votre entreprise. Hormis le fait d’augmenter la méfiance chez votre destinataire, je ne voir rien d’autre.

Pourtant il faut établir une bonne relation entre vous et vos clients. Une bonne relation commence par la confiance.

                                      

Etablir de bons liens : des mails professionnels pour vos échanges

 

Presque tous les hébergeurs web proposent des mails professionnels. Permettant ainsi d’avoir des adresses mails sous la forme votre-nom@votre-entreprise.com. Le problème ne vient surtout pas de là. Mais plutôt lorsque les employés décident d’envoyer des mails concernant le travail en utilisant leur adresse personnelle. On n’a rien contre votre adresse personnelle, mais pour le travail, une adresse mail avec votre nom de domaine ajoute un plus. Tout d’abord, établir les premiers contacts avec des prospects ou potentiels clients n’est pas facile, et ne pas utiliser des adresses mails professionnel le rend encore plus difficile. Vous envoyez un mail à quelqu’un en prétendant être d’une entreprise X donnée. Qu’est-ce qui fait croire que c’est vrai. Vous essayez peut-être de  vous faire passer pour un employé d’une prestigieuse entreprise pour avoir l’air sérieux. Pour un premier contact, il y a toujours des réticences, et paraitre encore plus professionnel avec une adresse mail plus soigné permet de briser la glace. Quand il s’agit d’une requête nécessitant une action de la part de votre destinataire, c’est encore plus délicat, on ne prendra pas votre message au sérieux, si on n’estime pas que vous êtes sérieux.

Dans le cas délicat d’une requête nécessitant un retour ou une action de la part du destinataire

 

Supposons que vous ayez écrit un article de blog sur votre site web, et dans cet article vous parlez du service d’une autre entreprise. Malheureusement vous vous êtes trompé sur le nom de l’entreprise –une simple faute d’orthographe – ou pire encore vous avez fait une description erronée du service en question. Si vous parcourez le web et tombez sur une information qui vous porte préjudice ou à l’une de vos propriétés, vous êtes dans votre droit de réclamer une rectification. Chacun porte une attention particulière à son nom et à son image. Seulement si vous envoyez un mail à quelqu’un en lui demandant de modifier le contenu de son site, ce qui nécessite une action de sa part. Si celui-ci n’est pas en mesure de vérifier qu’il s’agit vraiment de votre propriété, la première chose qui lui passera par la tête sera sans doute un sentiment de mécontentement en se disant surement : « de quoi je me mêle » bien qu’il ait tort.

Si votre mail a été soigneusement rédigé  et qu’il est envoyé avec une adresse sous la forme vous@votre-entreprise.com , c’est sûr qu’il est plus crédible et obtiendra le succès que vous attendiez.

 

Si vous proposez un service, cela prouve que vous n’êtes pas un arnaqueur

 

J’ai déjà reçu des tonnes de  mail ou l’expéditeur (ou du moins l’arnaqueur) me propose des deals intéressants, assez intéressant pour faire mordre l’hameçon aux personnes qui se montrent peu prudente. Seulement ils ne savent pas qu’ils s’adressent à un informaticien. Certains vont jusqu’à me parler de remboursement comme si j’avais déjà mis de l’argent dans leur soit disant entreprise. Oui je sais, mais une banque ne vous enverra jamais ce genre de mail.

Quand j’ouvre ma boite aux lettres et tombe sur ce genre de mail, mon premier réflexe est de vérifier le nom de l’entreprise. Si votre mail a été envoyé depuis une origine douteuse, ne comptez pas sur moi pour lire votre message. Tout d’abord les mails qui proposent des deals et services ont la réputation d’irriter les gens. Si vous envoyez un mail à quelqu’un en lui proposant un service qu’il n’a pas sollicité, vous l’irritez deux fois car vous êtes probablement en train de l’importuner. Il y a les newsletters mais il arrive que l’on reçoit des mails comme ça  sans avoir souscrit à quoi que ce soit. Le marketing a tellement de visage !

Quand ce mail est envoyé depuis le nom de domaine de votre entreprise, on ne sautera pas directement sur le service que vous proposez, mais cela permet de s’assurer que vous n’êtes pas un arnaqueur non plus. Se  fait passer pour quelqu’un qu’on n’est pas est monnaie courante sur le web. Les choses évoluent et ces pratiques tendent à disparaitre, mais les gens restent sur leur garde tout de même.

Etablir une relation durable avec vos clients et partenaires

 

Disons qu’un employé de votre entreprise s’occupe d’un client bien donné. Cela fait un bon bout de temps qu’ils échangent et les choses semblent bien se passées pour l’entreprise. Et, pour une raison qui m’échappe encore, cet employé a quitté la boite. Seulement durant tous ces échanges, il a utilisé son adresse personnelle. Vous voilà bien embêté, car vous devez presque tout reconstruire. Il est assez tentant de dire « on peut lui demander de nous transférer les mais « Mais, êtes-vous sûr que vous vous êtes séparé en de bon termes ?

Alors vous comprenez que les échanges avec vos clients en utilisant des adresses professionnelles est idéal. Une conversation engagée avec un client en utilisant l’adresse commercial@votre-entreprise.com peut bien continuer même si celui qui l’a entamé n’est pas disponible ou a quitté l’entreprise. Perdre le fil d’une conversation peut bien mettre votre client hors de lui. Et quand il y a eu des documents échangés, c’est encore pire.

Mettre en place un système de messagerie pour son entreprise n’est pas bien compliqué. La plupart des hébergeurs web vous le proposent par défaut. Soyez plus professionnel et utilisez-les. Cela vous attirera bien des grâces.  Si vous avez des préoccupations vous pouvez laisser un  commentaire ou nous contacter à l’adresse contact@piliersoft.com


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